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Conoscere la fatturazione elettronica per evitare gli errori

Oggi chiariremo quattro aspetti fondamentali (PEC, firma digitale, conservazione digitale e procedure) che riguardano il ciclo della fatturazione elettronica, in modo tale da fornirti tutti gli elementi necessari per evitare problematiche ed errori.

 

PEC

La PEC (posta elettronica certificata) è uno strumento alquanto recente e davvero importante per l’attività aziendale, perché può essere considerato al pari di una raccomandata con ricevuta di ritorno, con un valore in più: un messaggio di posta elettronica inviato mezzo PEC risulta validamente inviato anche qualora non venga letto dal destinatario. Il monitoraggio continuo della casella PEC è vitale al fine di evitare spiacevoli situazioni quali, ad esempio, la decorrenza dei termini contrattuali a causa della mancata lettura. Quanto alla conservazione dei documenti trasmessi via PEC, la stampa non è garanzia dell’origine digitale del documento, non fornendo certificazione alcuna rispetto al flusso di invio e ricezione. È bene quindi assicurarsi che la PEC sia supportata da una conservazione digitale a norma.

 

Firma digitale

Rispetto alla più comune firma elettronica (un account di posta elettronica, ad esempio), la firma digitale garantisce una maggiore affidabilità. Si tratta infatti di una firma elettronica di livello superiore, in grado di definire l’identità del soggetto che svolge una determinata attività e di rispondere a requisiti di sicurezza molto alti.

La firma digitale è obbligatoria per alcune tipologie di documenti, mentre per altre, di minore importanza, è sufficiente la firma elettronica. È compito dell’impresa o del professionista valutare, di volta in volta, valutare la condizione più adeguata. In concreto, ad esempio, la firma digitale è richiesta nell’autenticazione dei libri contabili, mentre non è richiesta nel processo di autorizzazione delle note spese, per le quali è sufficiente la firma elettronica.

 

Conservazione digitale

Questa è una procedura fortemente regolamentata dal punto di vista organizzativo, tecnico e funzionale, in quanto sottende delle specifiche ad hoc, come i formati e gli indici la conservazione digitale. È facile dunque capire quanta differenza ci sia rispetto al semplice processo di archiviazione elettronica, metodo di memorizzazione su file per operazioni più semplici. Le attività con conservazione digitale obbligatoria richiedono invece queste specifiche tecniche a garanzia della loro autenticità e del loro valore legale. Il consiglio per le aziende ed i professionisti è quindi quello di gestire con attenzione il passaggio dal cartaceo al digitale, così da rispettare le regole di validità dei documenti. Anche perché, nel caso in cui l’impresa si rivolga ad un soggetto esterno per la digitalizzazione e conservazione digitale dei documenti, la responsabilità finale rimane sempre e comunque in capo all’azienda stessa.

 

Procedure

Lo spesometro, ovvero l’invio dei dati sulla fatturazione, è un adempimento previsto dalla normativa vigente (quindi un obbligo per tutte le imprese), che prevede l’invio di veri e propri report del ciclo attivo e passivo di fatturazione all’Agenzia delle Entrate, per mezzo di file XML. Per fatture elettroniche, invece, intendiamo i singoli documenti in formato digitale. La loro relazione dipende dal fatto che l’emissione di fatture digitali inviate tramite il sistema di interscambio innesca la memorizzazione automatica dei meta dati delle fatture da parte dell’Agenzia delle Entrate, senza doverle inserire nuovamente nello spesometro. L’adozione della fatturazione elettronica rende notevolmente più semplice rispettare l’adempimento della normativa.

 

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