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Problemi con il ciclo passivo? Novità in arrivo con la fatturazione elettronica…

Quando si parla di fatturazione elettronica è di vitale importanza precisare la differenza tra ciclo attivo e passivo. Questo consente infatti di recepire meglio le enormi potenzialità derivanti dall’approccio all’e-fattura. Entrambi questi processi in seno al ciclo amministrativo, dal ciclo attivo (monitoraggio degli ordini, check su vendite, spedizioni e resi), al ciclo passivo (analisi sugli acquisti, verifiche di listini, consegne e servizio dei fornitori), insieme alla gestione dei pagamenti, hanno fatto crescere nel Management aziendale la consapevolezza dei numerosi vantaggi derivanti dall’implementazione delle tecnologie digitali in tali processi.

La fatturazione è una attività chiave nella relazione azienda-cliente e soprattutto è il momento in cui l’impresa può vantare un margine di controllo decisamente significativo. Tale importanza si è consolidata soprattutto negli ultimi tempi, complici i nuovi obblighi nei confronti della Pubblica Amministrazione. Così i servizi per la fatturazione elettronica per il ciclo attivo registrano percentuali di adozione sempre più alte. Di conseguenza, i vendor si sono adeguati a fornire soluzioni IT per la fatturazione elettronica sempre più innovative in termini di efficienza ed integrazione.

Se il ciclo attivo risulta essere ormai un cavallo di battaglia aziendale, diversamente, il ciclo passivo rappresenta ancora un problema per moltissime aziende. Questo dipende dal fatto che la natura del processo risulta decisamente frammentata, principalmente a causa delle numerose relazioni che l’azienda intrattiene con i propri fornitori. Al contempo però il ciclo passivo è l’ambito nel quale sono possibili significativi recuperi di costi ed efficienza, e, grazie alla condivisione dello status di elaborazione delle fatture con i fornitori, può diventare uno strumento di relazione più ampia e solida tra le parti.

In concreto, la gestione elettronica del ciclo passivo consente di acquisire e riorganizzazione documenti e dati contabili anche ai fini dell’analisi e del miglioramento del business. I documenti vengono dunque acquisiti, controllati e modificati nei formati riconosciuti dal gestionale.

Quindi, per mezzo dei sistemi per la gestione documentale elettronica del ciclo passivo, è possibile curare meglio il rapporto con i fornitori e seguire attentamente i flussi derivanti da queste relazioni: ordini, fatture, documenti di trasporto, scritture contabili e bolle di spedizione, saranno automaticamente rilevati e processati, per un maggior controllo. Inoltre, tale processo offre la funzionalità di ricerca, dando l’opportunità di poter trovare il dettaglio di una singola fattura in pochi secondi e ricondursi all’intero tracciamento del flusso relativo a quella fattura. Il tracking end-to-end risulta quindi leva imprescindibile per controllo del business o in caso di audit. Infine, non meno importanti, gli effetti sulla dematerializzazione degli archivi aziendali: grazie alla digitalizzazione, ogni fattura in formato digitale consente rappresenta un input per innescare processi digitali end-to-end coinvolgendo i partners in ottica di “azienda estesa”.

Sei pronto a dare una svolta al tuo ciclo passivo? Continua a seguire gli approfondimenti relativi alla fatturazione elettronica di Novustec…

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