Non ci lamentiamo della dipendenza dall’informatica…

Sono proprio i sistemi informativi che ci consentono di “essere sempre sul pezzo” anche quando siamo a distanza e possiamo semplicemente vedere i dati che si creano sotto i nostri occhi e interagire con i nostri colleghi di conseguenza.

Tutto ciò non avviene per caso ma piuttosto grazie ad assunti logici che consentono di sopperire alla mancanza di un controllo quotidiano ad esempio grazie alla centralizzazione della gestione dei documenti e di alcuni processi critici per tutta l’organizzazione.

Possiamo immaginare un’azienda senza documenti? Che sia cartaceo o più facilmente digitale come si addice ai tempi moderni, il documento è oggi sempre di più uno strumento di controllo e di governo strategico dell’azienda.

Che cosa è un documento? Qualsiasi rappresentazione univoca della realtà aziendale dedicata ad interagire con entità interne all’azienda o anche esterne e quindi stiamo parlando di fatture, di contratti ma anche di offerte commerciali, di verbali di riunione e di tutti i documenti aziendali che testimoniano avvenimenti che si sono svolti in maniera “ufficiale” o comunque che hanno impiegato il tempo e le risorse dell’azienda per produrre un risultato.

Quindi governare l’azienda si realizza con fatti le cui prime conseguenze sono i documenti. Quando questi sono elettronici saranno anche ben visibili, facilmente identificabili e ritrovabili, in grado di essere sottoposti ad una statistica ordinata. Ad esempio se il direttore commerciale chiede di sviluppare offerte del prodotto B sui clienti di tipo X e Y si aspetterà di vedere crescere le opportunità nel CRM relativamente a tale accoppiata e di vedere prima o poi delle offerte ufficiali uscire dall’azienda. Nella misura in cui questa decisione strategica si traduce oppure no in documenti, il direttore commerciale sarà più o meno soddisfatto e potrà adottare delle contromisure di governo.

Ecco perché il documento è uno strumento di controllo e di governo dell’azienda che ci consente di essere sempre capaci di controllare l’andamento delle nostre risorse…